Direction de l’Administration et des Finances

ATTRIBUTIONS

En matière de gestion des ressources humaines :

  • élaborer, mettre en œuvre et évaluer la stratégie de modernisation de la gestion des ressources humaines ;
  • développer une capacité d’amélioration de la communication interne, de la qualité de l’accueil des usagers, du dialogue social et du travail en équipe ;
  • élaborer un plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, le mettre en œuvre et l’évaluer ;
  • élaborer, mettre en place et évaluer les cadres organiques, les fiches de postes, les plans de recrutement, les plans de carrière, le système de gestion des performances et les plans de formation ;
  • mettre en place un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion maîtrisée des ressources humaines ;
  • informer et former le personnel sur les enjeux de gouvernance, les principes, les bonnes pratiques et les procédures de gestion des ressources humaines.

En matière de gestion des ressources financières :

  • assurer la préparation du budget du ministère ;
  • élaborer un plan et des politiques de sécurisation, d’assainissement et de modernisation de la gestion des ressources financières du ministère et de les mettre en œuvre ;
  • assurer le suivi budgétaire et faire le point périodique de l’état des ressources ;
  • mettre en place un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion efficiente des ressources financières ;
  • informer et de former le personnel du ministère sur les procédures de gestion des finances publiques.
En matière de gestion des ressources matérielles et des services généraux :
  • élaborer un plan d’investissement, d’équipement, de maintenance et d’amortissement, le mettre en œuvre et l’évaluer ;
  • mettre en œuvre le plan de suivi des achats et approvisionnements, des réalisations et de leur entretien ;
  • assurer la gestion des stocks ;
  • mettre en place une base de données, un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion efficiente des ressources matérielles ;
  • élaborer et mettre en œuvre le programme annuel des voyages, missions et manifestations officiels en liaison avec le Cabinet du Ministre et le Secrétariat Général du ministère ;
  • informer les cadres et agents du ministère sur les dispositions permanentes ou ponctuelles pour faciliter les voyages, missions et manifestations ;
  • assurer le service d’accueil des usagers/clients et visiteurs du ministère ;
  • veiller à la propreté des lieux de travail.

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

La Direction de l’Administration et des Finances comprend
  • le Secrétariat ;
  • le Service des ressources humaines et du dialogue social (SRHDS) ;
  • le Service du budget et de la comptabilité (SBC) ;
  • le Service du matériel et des services généraux (SMSG) ;
  • la Régie centrale (RC).

Le Secrétariat

Le Secrétariat de la Direction de l’Administration et des Finances est chargé de: 

  • réceptionner, enregistrer, saisir et expédier le courrier ordinaire, confidentiel et électronique ;=
  • veiller à la qualité dans le fond et la forme de toutes les correspondances et de tous les dossiers au départ de la direction ;
  • reprographier les documents de la direction ;
  • assurer la garde et la conservation des archives de la direction ;
  • gérer l’agenda du directeur ;
  • assurer l’organisation matérielle et le suivi des différentes réunions de la direction et en rédiger le compte rendu ;
  • exécuter toutes les autres tâches à lui confiées par le Directeur.

Le Service des ressources humaines et du dialogue social

Le Service des ressources humaines et du dialogue social assure la gestion stratégique des ressources humaines et la promotion du dialogue social au sein du ministère. A ce titre, il est chargé de :

  • élaborer, mettre en œuvre et évaluer la stratégie de modernisation de la gestion des ressources humaines ;
  • développer une capacité d’amélioration de la communication interne, de la qualité de l’accueil des usagers, du dialogue social et du travail en équipe ;
  • élaborer un plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, de le mettre en œuvre et de l’évaluer ;
  • élaborer, mettre en place et évaluer les cadres organiques, les fiches de postes, les plans de recrutement, les plans de carrière, le système de gestion des performances et les plans de formation ;
  • mettre en place une base de données et un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion maîtrisée des ressources humaines ;
  • informer et former le personnel sur les enjeux de gouvernance, les principes, les bonnes pratiques et les procédures de gestion des ressources humaines.

Le Service des ressources humaines et du dialogue social comprend :

  • la Division du personnel militaire (DPM) ;
  • la Division des affaires disciplinaires (DAD) ;
  • la Division de la politique des effectifs (DPE) ;
  • la Division du personnel civil et du dialogue social  (DPCDS).

La Division du personnel militaire est chargée de :

  • élaborer les avant-projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels militaires (décret de rengagement, arrêtés de nomination, décision d’avancement, de détachement, de mise en disponibilité, etc.) ;
  • suivre les recrutements et des départs à la retraite ;
  • gérer et suivre la carrière du personnel militaire ;
  • suivre la base de données du personnel militaire ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division des affaires disciplinaires est chargée de :

  • gérer et suivre les affaires disciplinaires des militaires ;
  • suivre les contentieux administratifs des militaires en collaboration avec la Cellule juridique;
  • suivre les mesures d’instruction des recours juridictionnels initiés par les militaires ou impliquant l’administration militaire en collaboration avec la Cellule juridique ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division de la politique des effectifs est chargée de :

  • définir, mettre en œuvre et évaluer de la politique des effectifs ;
  • planifier les effectifs dans les armées ;
  • définir la politique de gestion prévisionnelle des emplois et compétences, en ce qui concerne les effectifs militaires ;
  • évaluer annuellement la mise en œuvre de la politique de gestion prévisionnelle des emplois et compétences, en ce qui concerne les effectifs militaires ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division du personnel civil et du dialogue social assure l’administration du personnel civil mis à la disposition du Ministère de la Défense Nationale. A ce titre elle est chargée de :

  • définir la politique d’emploi, d’intégration et d’épanouissement social du personnel civil ;
  • organiser, en liaison avec le Ministère chargé de la fonction publique, le recrutement du personnel civil contractuel et permanent au profit du Ministère de la Défense Nationale ;
  • gérer et suivre la carrière du personnel civil ;
  • définir les modalités de reversement du personnel civil au Ministère en charge de la fonction publique ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

Le Service du budget et de la comptabilité

Le Service du budget et de la comptabilité assure la préparation et l’exécution du budget du ministère en liaison avec les autres acteurs de la chaîne de dépenses. A ce titre, il est chargé de :

  • élaborer l’avant-projet du budget du ministère en collaboration avec la Direction de la Programmation et de la Prospective et la Direction du Service de l’Intendance des Armées ;
  • exécuter le budget du ministère notamment les crédits administrés par le directeur de l’administration et des finances ;
  • initier et assurer la conduite de toutes études entrant dans le cadre de la préparation et de l’exécution du budget du ministère ;
  • élaborer un plan et des politiques de sécurisation, d’assainissement et de modernisation de la gestion des ressources financières du ministère et les mettre en œuvre ;
  • mettre en place un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion efficiente des ressources financières ;
  • assurer le suivi de l’exécution du budget du ministère ;
  • participer à l’élaboration de tous projets de communication en Conseil des Ministres à incidence financière ;
  • élaborer le compte administratif du ministère ;
  • participer à toutes les études à incidence financière relatives aux affaires domaniales et aux grands travaux du ministère ;
  • assurer les liaisons fonctionnelles entre le Ministère de la Défense Nationale et les services du Ministère en charge des finances ;
  • informer et de former le personnel du ministère sur les procédures de gestion des finances publiques.

Le Service du budget et de la comptabilité comprend :

  • la Division de la préparation du budget (DPB) ;
  • la Division de l’exécution du budget (DEB) ;
  • la Division du Suivi et de la Synthèse (DSS).

La Division de la préparation du budget est chargée de :

  • centraliser les besoins des structures du ministère dans le cadre de la préparation du budget ;
  • participer à l’élaboration des outils d’opérationnalisation du Document de programmation pluriannuel de dépenses (DPPD) en collaboration avec les services compétents ;
  • notifier les crédits de fonctionnement et d’équipement aux structures de l’administration centrale du ministère ;
  • étudier tous projets de communication en Conseil des Ministres à incidence financière et en suivre les demandes d’avis ;
  • assurer la mobilisation des fonds pour le compte du ministère sur les crédits autres que ceux de l’administration centrale du ministère ;
  • assurer la liaison fonctionnelle entre le ministère et les services du ministère en charge des finances ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division de l’exécution du budget est chargée de :

  • veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses publiques ;
  • assurer le contrôle de régularité des dépenses ;
  • soumettre à la signature du directeur de l’administration et des finances, ordonnateur-délégué, les demandes d’engagement initiées par les gestionnaires de crédits ;
  • procéder à l’engagement comptable des dépenses publiques ;
  • procéder à la réservation des crédits de marché
  • procéder au mandatement et à l’ordonnancement des dépenses après leur liquidation préparée par les gestionnaires de crédits ;
  • tenir la comptabilité budgétaire ;
  • élaborer le compte administratif du Ministère ;
  • assurer la garde et la conservation des pièces justificatives des dépenses exécutées ;
  • veiller à la fonctionnalité du SIGFP au niveau de l’administration centrale de la Défense ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division du Suivi et de la Synthèse est chargée de :

  • initier et assurer la conduite des études entrant dans le cadre de la préparation et de l’exécution du budget du ministère ;
  • participer à toutes études à incidence financière relatives aux affaires domaniales et aux grands travaux du ministère ;
  • produire les statistiques financières et synthèses du budget ;
  • rédiger les rapports trimestriels et annuels d’exécution du budget ;
  • assurer le contrôle a posteriori sur la qualité de la dépense publique ;
  • assurer le suivi de l’exécution du budget du ministère ;
  • faire le suivi du dialogue de gestion ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

Le Service du matériel et des services généraux

Le service du matériel et des services généraux de la DAF assure la gestion des mobiliers et équipements, la gestion des stocks de matériels et de fournitures.

A ce titre, il est chargé :

  • d’élaborer un plan d’investissement, d’équipement, de maintenance et d’amortissement, de le mettre en œuvre et de l’évaluer ;
  • de mettre en œuvre le plan de suivi des achats et approvisionnement, des réalisations et de leur entretien ;
  • d’assurer la gestion des stocks ;
  • de mettre en place une base de données, un dispositif de collecte et de traitement des informations pour une gestion efficiente des ressources matérielles ;
  • d’élaborer et de mettre en œuvre le programme annuel des voyages, missions et manifestations officielles, en liaison avec le cabinet du Ministre et le secrétariat général du ministère ;
  • d’informer les cadres et agents du ministère sur les dispositions permanentes ou ponctuelles pour faciliter les voyages, missions et manifestations ;
  • d’assurer le service d’accueil des usagers/clients et visiteurs du ministère ;
  • de veiller à la propreté des lieux de travail ;
  • d’exécuter toutes les autres tâches régulières prescrites par le directeur.

Le Service du matériel et des services généraux comprend :

  • la Division des approvisionnements et des stocks (DAS) ;
  • la Division des infrastructures et matériels roulants (DIMR) ;
  • la Division des voyages et manifestations officiels (DVM)

La Division des approvisionnements et des stocks (DAS) est chargée de :

  • centraliser les besoins, l’acquisition et la réparation des matériels et mobiliers du ministère ;
  • gérer les stocks (matériels, mobiliers, fournitures etc.) ;
  • gérer les matériels et mobiliers en service ;
  • faire l’inventaire périodique des stocks et des matériels en service ;
  • entretenir et réparer les matériels et mobiliers du ministère ;
  • réceptionner et enregistrer les stocks de matériels, de fournitures et de valeurs inactives (tickets valeurs) ;
  • tenir la comptabilité des matières ;
  • mettre à jour la base de données des mobiliers et des équipements ;
  • préparer et participer à la réforme des mobiliers et matériels usagés du ministère ;
  • entretenir les locaux et les domaines du ministère ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division des infrastructures et matériels roulants (DIMR) est chargée de :

  • exprimer les besoins en immeubles et en matériels roulants ;
  • suivre tous les travaux concernant le ministère, en collaboration avec les services de la Direction Centrale du Génie des Armées ;
  • participer à toutes études relatives aux affaires domaniales et à la réalisation des grands travaux au profit des Forces Armées Béninoises ;
  • entretenir les locaux et les espaces verts du ministère ;
  • gérer le parc automobile du ministère ;
  • préparer et participer à la réforme des matériels roulants usagers du ministère ;
  • tenir les documents comptables appropriés;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

Division des services généraux (DSG) est chargée de :

  • mettre en œuvre le programme annuel des voyages, missions et manifestations officiels ;
  • suivre l’exécution des activités relatives à l’organisation des voyages, réceptions, missions et manifestations officiels ;
  • assurer la bonne organisation des voyages, réceptions, missions et manifestations officiels ;
  • assurer l’exécution des formalités nécessaires à l’accomplissement des missions ;
  • faciliter l’accueil des usagers/clients et visiteurs du ministère ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Régie centrale

La Régie centrale assure la coordination de toutes les activités de la trésorerie des structures centrales et techniques du ministère, des projets et des comptes hors budget du ministère.

A ce titre, elle est chargée de :

  • coordonner et suivre les appels de fonds pour les ordres de paiement et mandats de paiement;
  • mobiliser les fonds, objet des lettres d’appel de fonds ;
  • procéder à la justification des dépenses et mettre en œuvre les procédures de reconstitution de fonds ;
  • exécuter les dépenses relatives aux missions, formations, carburant et aux manifestations officielles ;
  • gérer les caisses de menues dépenses du Ministère ;
  • réceptionner et gérer les valeurs inactives ;
  • procéder à la régularisation des ordres de paiement émis au profit du Ministère ;
  • tenir la comptabilité de la Régie centrale.
  • mobiliser les fonds hors budget pour des activités du ministère ;
  • traiter, suivre et payer les indemnités des personnes intervenant dans l’exécution des projets.

La Régie centrale comprend :

  • la Division Assistance à la Régie centrale (DAR) ; 
  • la Division des Projets du Programme d’investissements publics (DPPIP) ;
  • les billeteurs.

La Division Assistance à la Régie centrale est chargée de :

  • renouveler les avances en cours d’année par des mandats de paiement ;
  • procéder à des régularisations nécessaires après des opérations de vérifications de caisse ;
  • tenir correctement les livres journaux dûment côtés et paraphés par l’ordonnateur-délégué du budget du ministère, et conserver les pièces comptables ;
  • suivre dans le circuit financier, les titres émis suivant la procédure exceptionnelle ;
  • exécuter toutes autres tâches à elle confiées par le chef du service.

La Division des Projets du Programme d’investissements publics est chargé de:

  • assurer le bon fonctionnement des régies des projets ;
  • faire régulièrement le point des difficultés liées à la régie des projets et proposer des solutions ;
  • faire le point des consommations et le détail des dépenses de tous les projets.
    • Les Billeteurs sont chargés de :

      • traiter, suivre et payer les différentes primes et autres avantages du personnel ;
      • gérer les frais d’entretien des membres des différentes commissions ;
      • payer les dépenses relatives aux missions, formations et carburant.

DISPOSITIONS DIVERSES

Des modalités de nomination

Le Directeur de l’Administration et des Finances est nommé par décret pris en Conseil des Ministres, conformément à la procédure de dotation des hauts emplois techniques parmi les cadres militaires et civils ayant des aptitudes en finances publiques après un avis d’appel à candidatures parmi les cadres spécialistes en finances publiques. Il a rang de Chef d’Etat-Major d’Armée ou de Forces, et bénéficie des mêmes avantages que celui-ci.

Les services sont dirigés par des chefs de service nommés par arrêté du Ministre en charge de la Défense nationale sur proposition du Directeur de l’Administration et des Finances, parmi les officiers du grade de Capitaine au moins ou des cadres civils de la catégorie A ayant au moins quatre (04) ans d’ancienneté, ou de catégorie B justifiant d’une ancienneté supérieure ou égale à huit (08) ans dans la fonction publique. Ils ont rang de chef d’Etat-Major Adjoint d’Armée ou de Forces et bénéficient des mêmes avantages que celui-ci.

Le chef du secrétariat de la Direction de l’Administration et des Finances est nommé par décision du directeur de l’administration et des finances parmi les officiers subalternes, sous-officiers supérieurs ou parmi les cadres civils de catégorie B ayant au moins quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique. Il a rang de chef Division et bénéficie des mêmes avantages que celui-ci.

Le Régisseur central a rang de chef de service, et bénéficie des mêmes avantages que celui-ci. Il est nommé par arrêté du Ministre en charge de la Défense Nationale sur proposition du Directeur de l’Administration et des Finances parmi les officiers possédant les compétences et aptitudes requises pour l’exercice des emplois qui lui sont confiés.

Les divisions sont dirigées par des chefs de division nommés par décision du Directeur de l’Administration et des Finances, parmi les officiers subalternes, ou parmi les cadres civils de la catégorie B justifiant d’une ancienneté supérieure ou égale à quatre (4) ans dans la fonction publique et possédant les compétences et aptitudes requises pour l’exercice des emplois qui leur sont confiés. Ils ont rang de chef de Division des Etats-majors d’Armées ou de Forces et bénéficient des mêmes avantages que celui-ci.

Les billeteurs sont nommés par Note de service du directeur de l’administration et des finances, parmi les sous-officiers et militaires de rang de la spécialité Intendance, ou parmi les cadres civils des catégories B, C ou D ayant des compétences en comptabilité. Les billeteurs sont soumis aux mêmes obligations professionnelles et bénéficient des mêmes avantages que les comptables des corps de troupe au sein des Forces armées béninoises.

De l’évaluation des performances

Les performances, des chefs de division, des chefs de service sont évaluées systématiquement chaque année par le directeur de l’administration et des finances, suivant la logique de la gestion axée sur les résultats. L’insuffisance de résultats et le non-respect des principes et valeurs de gouvernance peuvent justifier la révocation de leurs fonctions.

De l’organe de consultation

Il est institué sous l’autorité du directeur de l’administration et des finances, un comité de direction qui se réunit une (01) fois par quinzaine. Des réunions extraordinaires peuvent se tenir en cas de besoin.

Les réunions du comité de direction sont consacrées à :

  • l’examen périodique de mise en œuvre du plan de travail annuel ;
  • l’examen des tâches confiées à la direction ;
  • l’appréciation des conditions et du climat de travail au sein de la direction ;
  • la définition et le suivi de la mise en œuvre des mesures correctives ;
  • l’examen de toutes autres questions à lui soumises par le Directeur.

Le comité de direction est présidé par le directeur l’administration et des finances et comprend les chefs de service. Le secrétariat du comité de direction est assuré par le chef du Secrétariat de la direction.

Des modalités d’application

L’articulation des différentes structures de la Direction de l’Administration et des Finances est matérialisée par l’organigramme annexé au présent arrêté.

Le présent arrêté qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment d’une part celles de l’arrêté n°2014-2875/MDN/DC/SGM/CTJ/DRH/SA du 14 juillet 2014 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Défense Nationale, et d’autre part celles de l’arrêté   n°2014-2134/MDN/DC/SGM/CTJ/DRFM/SA du 03 juillet 2014 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction des Ressources Financières et du Matériel du Ministère de la Défense Nationale, sera publié au Journal officiel.

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