Direction des Systèmes d'Information
ATTRIBUTIONS DE LA DIRECTION DES SYSTÈMES D'INFORMATION
Conformément aux dispositions du décret n°2019-430 du 02 octobre 2019 fixant la structure type des ministères et de l’arrêté interministériel n°2020-015/MND/MTFP/DC/SGM/CTJ/CJ/SA/019GG20 portant attributions, organisation et fonctionnement des Directions des systèmes d’information en Republique du Bénin , la Direction des systèmes d’information a pour mission, en relation avec toutes les structures du ministère, la conception, la mise en œuvre, la coordination et le suivi-évaluation d’actions intégrées. A ce titre, elle est chargée de :
- garantir l’opérationnalisation sectorielle de la politique nationale des services et systèmes d’information ;
- conduire l’élaboration, la mise à jour et l’exécution opérationnelle du schéma directeur sectoriel des systèmes d’information en ligne avec le schéma directeur national des systèmes d’information ;
- assurer la conduite des projets et programmes numériques du ministère ;
- assurer la promotion et l’accélération de la transformation digitale du ministère;
- mettre en oeuvre et garantir la cohérence technique et applicative des systèmes d’information ;
- coordonner les fonctions systèmes d’information des entités, directions ou structures sous tutelle du ministère ;
- garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde des documents administratifs et autres productions intellectuelles en accord avec les règles et politiques en vigueur ;
- mettre en oeuvre la politique de sécurité des systèmes d’information en accord avec les politiques et règles en vigueur ;
- élaborer et mettre en oeuvre la politique archivistique et de gestion des savoirs du ministère, en accord avec les politiques et règles en vigueur ;
- garantir l’optimisation budgétaire et la mutualisation des ressources informatiques au sein du ministère ;
- assurer la fluidité et l’accessibilité de l’information ;
- faciliter les relations entre les directions techniques et les usagers/clients pour un service public efficient.
Mission du Directeur des systèmes d'information.
Le Directeur des systèmes d’information veille à garantir l’alignement du système d’information du ministère avec la politique nationale. A ce titre, il est chargé de :
-
définir et de superviser la politique de système d’information et de sa mise en oeuvre, notamment :
- définir des orientations stratégiques IT du ministère
- définir la politique du système d’information du ministère ;
- suivre l’ensemble des activités de la Direction des systèmes d’information ;
- veiller à l’utilisation rationnelle des moyens de la Direction des systèmes d’information .
-
promouvoir la qualité dans les relations avec les partenaires internes et externes, notamment :
- organiser, animer et suivre les concertations et échanges en lien avec le système d’information entre le Secrétariat général du ministère, les directions centrales et les directions techniques ;
- organiser, animer et suivre les concertations et échanges en lien avec le système d’information et les besoins interministériels et autres demandes externes ;
- garantir la qualité de la relation clients-fournisseurs
- définir et garantir le respect des contrats de service.
- définir et mettre en œuvre une politique de « faire ou faire faire » notamment :
- négocier, maîtriser et suivre les contrats de sous-traitance et leur mise en œuvre ;
- analyser le marché, évaluer les offres de sous-traitance et être force de proposition vis-à-vis du Secrétariat général, des directions centrales et des directions techniques
- analyser les performances et contrôler la qualité de la soustraitance,
- assurer la communication interne, la motivation et l’animation du personnel de la direction :
- superviser la gestion générale et l’organisation de la direction ;
- gerer et arbitrer les projets pluridisciplinaires impliquant des acteurs géographiquement dispersés ;
- mettre en œuvre des actions d’accompagnement du changement pour les informaticiens.
- superviser les relations avec les prestataires et partenaires extérieurs :
- gérer les relations avec les partenaires IT
- suivre les relations avec les organismes extérieurs partenaires.
- garantir la sécurité – informatique :
- définir et mettre en oeuvre la politique de gestion des risques informatiques ,
- garantir la fiabilité, la confidentialité et l’intégrité des systèmes d’information ,
- participer aux travaux de la conférence des directeurs des systèmes d ‘information.
ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
La Direction des systèmes d’information comprend :
- le Secrétariat de la direction;
- le Service des infrastructures et des systèmes ;
- le Service de l’ exploitation, des postes de travail et du pré-archivage ;
- le Service des applications et des e-services.
Le Secretariat de la Direction.
Le Secrétariat de la Direction des systèmes d’information a pour mission la gestion administrative de la direction et assure toutes les tâches d’ordre administratif nécessaires à la réalisation des objectifs de la Direction des systèmes d’information.
A ce titre, il est chargé de :
- réceptionner, enregistrer, saisir et expédier le courrier ordinaire, confidentiel et électronique ;
- veiller à la qualité dans le fond et la forme de toutes les correspondances et de tous les dossiers au départ de la direction ;
- assurer l’organisation matérielle et le suivi des différentes réunions de la direction et en rédiger le compte rendu ;
- accueillir les usagers et gérer les appels téléphoniques ;
- assurer le classement et le pré-archivage des dossiers et des correspondances ;
- assurer la reprographie des correspondances et des dossiers ;
- centraliser les besoins du personnel, gérer et suivre les stocks de fournitures de bureau, de consommables et de matériels ;
- assurer la gestion des outils et logiciels de gestion spécifiques ;
- gérer l’agenda du directeur ;
- exécuter toutes tâches confiées par le directeur dans le cadre du service.
Le Service des infrastructures et des systèmes (SIS)
- superviser et déployer des infrastructures techniques (réseaux, serveurs; etc.), spécifiques au ministère, en lien avec les services techniques de l’administration et des partenaires stratégiques ;
- gérer les niveaux de services techniques (accords sur les niveaux opérationnels) des infrastuctures et autres composants de sécurité du Système d’information;
- participer à la stratégie et au développement des infrastructures de connectivité intra-ministérielles ;
- mettre les procédures de sécurité du Système d’information et de ses données ;
- administrer les réseaux radioélectriques et filaires devant permettre au Ministère d’être en liaison permanente et sécurisée avec les différentes institutions (les autres ministères, les ambassades, la Présidence, l’Etat-Major Général, etc.) ;
- assurer la programmation et superviser les formations spécifiques dans le domaine informatique ;
- définir les caractéristiques des matériels informatiques et de communication à acquérir en liaison avec les structures compétentes ;
- participer à toute opération d’acquisition d’équipements informatiques et à la signature des contrats de maintenance.
- la Division de l’administration des réseaux (DAR);
- la Division du déploiement et de la maintenance des systèmes (DDMS);
- la Division de la sécurité des systèmes d’information (DSSI).
- planifier, concevoir et implanter le système de communication au sein du ministère ;
- administrer les réseaux intranet, radiotéléphoniques et radioélectriques du ministère ;
- gérer l’accès à l’internet ;
- participer à la sélection des prestataires télécoms et assurer le suivi de l’exécution des contrats ;
- participer à la réception de tout service, matériel et équipement réseaux/télécom acquis par le ministère.
- définir les normes des matériels et équipements informatiques et de communication à acquérir et utiliser dans les structures du ministère ;
- participer à la sélection des prestataires de maintenance d’équipements informatiques et assurer le suivi de l’exécution des contrats ;
- mettre en place les procédures de transmission de données ;
- gérer les connaissances en matériels, logiciels, normes de fichiers, systèmes d’exploitation, application et liaisons inter applications
- superviser l’ensemble de la production (pilotage, ingénierie système et exploitation) et la maintenance des matériels, logiciels d’exploitation de base et optimiser les ressources informatiques ;
- coordonner la réalisation des traitements informatiques dans les meilleures conditions de qualité de délais et coûts ;
La Division de la sécurité des systèmes d’information est chargée de :
- veiller à la mise en place et au respect de la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) du ministère ;
- élaborer les procédures de sécurité relatives à chaque projet informatique dans toutes les structures du ministère ;
- réaliser des veilles de sécurité, élaborer et transmettre régulièrement au directeur des systèmes d’information les avis de sécurité et les rapports de vulnérabilités du système d’information ;
- veiller en collaboration avec le Service des infrastructures et des systèmes, à la réalisation des audits réguliers de sécurité de tous les systèmes d’information du ministère ;
- faire conformer le système d’information du ministère aux spécifications techniques des différents standards en matière de sécurité et de qualité de service ;
- Organiser, avec les “Correspondants sécurité”désignés de toutes les structures informatiques du ministère, la confidentialité de leurs systèmes d’information aux exigences de la PSSI ;
- veiller à la sécurité des données et à la mise en place d’un plan de continuité et/ou de reprise des systèmes informatiques du ministère en cas de sinistre;
- gérer le Centre Opérationnel de Sécurité en anglais Security Operation Center .
Le Service de l’ Exploitation, des Postes de Travail et du Pré-archivage
- assurer le support aux utlisateurs de premier niveau (ticketing) et monitoring de la qualité des services délivrés ;
- gérer et assurer le déploiement des processus IT en conformité avec les normes et référentiels applicables ainsi que l’amélioration continue ;
- gérer et mettre en œuvre les outils nécessaires au fonctionnement des activités ;
- formaliser et mettre à jour le catalogue des services de la DSI ;
- assurer la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde des documents administratifs et autres productions intellectuelles ;
- gérer les engagements de service et la satisfaction des clients internes ;
- proposer et mettre en oeuvre de nouvelles offres de service à valeur ajoutée;
- assurer le support de l’ensemble des solutions proposées aux utilisateurs (poste de travail, communications, mobilité, solutions collaboratives, impression, mobile, …) ;
- définir et mettre en oeuvre la politique d’archivage et de gestion des savoirs du ministère ;
- élaborer, mettre à jour et veiller à l’utilisation des outils de gestion des archives du ministère ;
- gérer tous les documents semi-courants et tous les dossiers clos ;
Le Service de l’exploitation, des postes de travail et du pré-archivage comprend :
- la Division de l’exploitation et des postes de travail ;
- la Division du pré-archivage.
La Division de l’exploitation et des postes de travail est chargée de :
- effectuer les actions et processus de gestion courant du système d’information en place dans toutes ses dimensions (assistance, gestion des incidents, qualité de service, contrats, satisfaction, formation) ;
- recenser et répercuter les améliorations fonctionnelles souhaitées ;
- garantir la cohérence des processus IT (référence) ;
- communiquer sur les évènements impactants les services ;
- suivre les relations avec les organismes extérieurs partenaires ;
- analyser les écarts par rapport aux engagements de services (dont coûts et performances) et effectuer des demandes d’actions de progrès visant à améliorer la qualité des services;
- participer à l’amélioration de nouveaux services et accompagner leur mise en exploitation;
- gérer les outils nécessaires à la délivrance des services ( gestion des habilitations, gestion des services informatiques ou Information technology service management [ITSM], performance des environnements, mesure de disponibilité des services ) ;
- gérer le centre de services utilisateurs (help desk) ;
- assurer le pilotage opérationnel du centre de service (Service desk) en garantissant la communication et la qualité (satisfaction) ;
- effectuer le suivi du traitement des appels des utilisateurs, exploiter la base d’incidents (relances, consolidation, analyse de tendance) et émettre les demandes d’actions préventives de fond ;
- gérer le catalogue des demandes de services proposées aux utilisateurs ainsi que le portail ( sef-service) ;
- développer l’offre de services.
La Division du pré-archivage est chargée de :
- assurer la collecte, le traitement, le classement, la sécurisation formelle, l’authentification, la sauvegarde, la conservation et la communication des documents administratifs ;
- gérer les documents semi-actifs et archives de valeur administrative et opérationnelle non immédiate ;
- préparer les listes descriptives des documents à verser à la Direction des archives nationales ;
- concevoir, mettre à jour et veiller à l’utilisation des outils de gestion des archives du ministère ;
- coordonner et superviser les activités archivistiques dans les directions centrales, directions techniques et autres structures du ministère ;
- œuvrer à la prise en compte effective de la fonction « archive » dans les actualités administratives par la sensibilisation et la formation des producteurs de documents ;
- procéder à la numérisation et à l’archivage électronique des documents essentiels du ministère ;
- assurer la diffusion et le partage de l’information documentaire (archives intermédiaires et archives historiques) et des savoirs aux directions productrices et aux usagers extérieurs, après avis favorable du Secrétaire général et autorisation du Ministre de la Défense Nationale ;
- assurer la gestion des savoirs.
Le Service des applications et des e-services
Le Service des applications et des e-services a pour mission l’amélioration de la performance et la contribution à l’évolution des différentes applications et e-services du ministère. Il s’assure de la mise en cohérence du Système d’information du ministère avec les orientations stratégiques sectorielles, les modes de fonctionnement et les processus définis au niveau des directions (centrales et techniques) et des ressources et systèmes centralisés (Data Center du Gouvernement, Société Béninoise d’Infrastructures Numériques A ce titre, il est chargé de:
- mettre en oeuvre des projets sectoriels SI alignés avec le Schéma Directeur National des Sysèmes d’Informations (SDNSI) et besoins prioritaires :
- assurer la gestion et l’administration fonctionnelle du Système d’information du ministère ;
- définir les niveaux de services ( accords sur les niveaux de service) du Système d’information du ministère aux utilisateurs et partenaires externes ( usagers, entreprises) ;
- gérer les transferts de compétences aux équipes Systèmes d’information et utilisateurs finaux ;
- définir et mettre en oeuvre la stratégie relative aux Systèmes d’information du ministère;
- garantir de la cohérence, de la perennité et de l’évolutivité du Système d’information du ministère;
- mettre à jour dans le catalogue des services de la DSI les services applicatifs déployés;
- faciliter les relations entre les directions techniques et les usagers/clients pour un service public efficient.
Le Service des applications et des e-services comprend :
- la Division du génie logiciel (DGL);
- la Division des relations avec les usagers et des e-services (DRUES).
- la Division du suivi de la veille technologique des systèmes d’information (DSVTSI).
La Division du génie logiciel est chargée de :
- accompagner la transformation digitale interne / externe ;
- participer aux études d’opportunité et aux avant-projets en apportant conseils et expertises sur les solutions applicatives permettant de répondre aux objectifs des projets ;
- construire et maintenir les solutions informatiques en assurant les conceptions fonctionnelles et techniques, le développement et la maintenance des applications informatiques ;
- garantir la qualité des solutions informatiques délivrées en déployant une culture de la mesure de la performance et de l’amélioration continue ;
- participer au suivi de la relation fournisseurs ( Tierce Maintenance Applicative ou TMA, Editeur) du service applicatif ;
- construire les plans de livraisons récurrents et projets ;
- contribuer à la mise en place du référentiel « Applicatif » de la direction ;
- proposer une expertise technique à l’ensemble des domaines métiers gérés ;
- coordonner et encadrer les équipes pluridisciplinaires (développeurs, hébergeurs, fournisseurs, agence) ;
- mettre en oeuvre des méthodes et organisation agile en collaboration avec les métiers afin de gagner en efficacité et en réactivité ;
- mettre en oeuvre des actions d’accompagnement du changement pour les informaticiens en vue de promouvoir les usages et pratiques numériques et garantir leur appropriation et la continuité de l’expérience utilisateur.
La Division des relations avec les usagers et des e-services est chargée de :
- organiser toutes les activités visant l’amélioration continue de la qualité des services aux usagers/clients ;
- émettre des avis ou faire des recommandations sur toute question relevant de sa compétence, dans le cadre de l’amélioration continue de la qualité des prestations aux usagers/clients et autres contribuables ;
- contribuer à l’amélioration des services fournis par l’Administration publique.
- mettre en œuvre la politique d’accueil et de renseignement des usagers/clients ;
- exécuter la mise en ligne des informations utiles aux usagers/clients ;
- contribuer à l’organisation, au besoin, de campagnes de prestation de service mobile ;
- recevoir, renseigner et orienter les usagers/clients du ministère ;
- veiller à la préservation de l’image de marque du ministère ;
- apporter des solutions immédiates aux préoccupations des usagers/clients lorsque ces solutions ne nécessitent pas de recours aux services techniques ou aux supérieurs hiérarchiques ;
- collecter et fournir aux usagers/clients des informations fiables sur le traitement de leurs dossiers ;
- mettre à la disposition des usagers/clients des documents et des formulaires utiles à leurs requêtes ;
- enregistrer et examiner, avec les directions compétentes, les plaintes et les suggestions des usagers/clients ;
- produire les rapports trimestriels et annuels des plaintes et suggestions des usagers/clients et formuler des propositions
- tenir une statistique permanente des usagers/clients et des services fournis ;
- exécuter toutes tâches à lui confiées par le directeur dans le cadre du service.
La Division du suivi de la veille technologique des systèmes d’information est chargée de :
- rechercher des sources d’information correspondantes aux objectifs du Systéme d’informarion
- mener des réflexions sur la pertinence et la crédibilité des sources d’information utilisées et s’assurer de leur fiabilité ;
- mettre à disposition de façon systématique les techniques les plus récentes pour l’amélioration du Système d’information ;
- mettre en œuvre des techniques d’acquisitions,de stockage et d’analyse d’information et sa distribution automatique aux différents acteurs du Système d’information conformément à leur domaine de compétences ;
- identifier les meilleures pratiques, l’état de l’art et les innovations utiles à la prise des décisions stractégiques.
DISPOSITIONS DIVERSES
Des modalités de nomination.
Le Directeur des systèmes d’information est nommé par décret pris en Conseil des ministres parmi les officiers généraux ou supérieurs titulaires du Brevet de l’Enseignement Militaire de 2ème degré (BEMS-2) spécialiste en Informatique, en Télécoms ou en Sciences et Techniques de l’Information Documentaire. Il a rang de chef d’état-major d’armée et bénéficie des mêmes avantages que celui-ci.
Les services sont dirigés par des chefs de service nommés par arrêté du Ministre en charge de la Défense Nationale sur proposition du Directeur des systèmes d’information, parmi les officiers du grade de Capitaine au moins ou des cadres civils de la catégorie A ayant au moins quatre (04) ans d’ancienneté, dans la fonction publique et possédant les compétences requises. Ils ont rang de chef d’état-major adjoint d’armée et bénéficient des mêmes avantages que celui-ci.
Le chef du Secrétariat de la direction, a rang de chef de division et bénéficie des mêmes avantages que celui-ci. Il est nommé par arrêté du Ministre sur proposition du Directeur des systèmes d’information, parmi les officiers subalternes ou parmi les cadres civils de catégorie B ayant au moins quatre (04) ans d’ancienneté de service dans la fonction publique et possédant les compétences et aptitudes requises pour l’exercice de l’emplois qui leur est confié.
Les divisions sont dirigées par des chefs de division nommés par note de service du Directeur des systèmes d’information, parmi les officiers subalternes ou parmi les cadres civils de la catégorie B justifiant d’une ancienneté supérieure ou égale à six (06) ans dans la fonction Publique publique et possédant les compétences et aptitudes requises pour l’exercice des emplois qui leur sont confiés. Ils ont rang de chef division de l’Etat-Major Général et bénéficient des mêmes avantages que celui-ci
De l’évaluation des performances.
Les performances, du chef de Secrétariat, des chefs de service ainsi que des chefs de division, sont évaluées systématiquement chaque année par le Directeur des Systèmes d’Information, suivant la logique de la gestion axée sur les résultats. L’insuffisance de résultats et le non-respect des principes et valeurs de gouvernance peuvent justifier la révocation de leurs fonctions.
De l’organe de consultation.
Il est institué sous l’autorité du Directeur des systèmes d’information, un Comité de direction qui se réunit une (01) fois par quinzaine. Des réunions extraordinaires peuvent se tenir en cas de necessité.
Les réunions du Comité de direction sont consacrées à :
- l’examen périodique de mise en œuvre du plan de travail annuel ;
- l’examen des tâches confiées à la direction ;
- l’appréciation des conditions et du climat de travail au sein de la direction ;
- la définition et le suivi de la mise en œuvre des mesures correctives ;
- l’examen de toutes autres questions à lui soumises par le directeur.
Le Comité de direction est présidé par le Directeur des systèmes d’information et comprend les chefs de services ou assimilés et les chefs de division.
Le secrétariat du Comité de direction est assuré par le chef du Secrétariat de la direction.
Des modalités d’application.
L’articulation des différentes structures de la Direction des systèmes d’information est matérialisée par l’organigramme annexé au présent arrêté.
Le présent arrêté qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment celles de l’arrêté N°1961/MDN/DC/SG/CTJ/DIP/SA du 05 juin 2014, sera enregistré et publié au Journal Officiel.